Informationen für MitarbeiterInnen

Beachten Sie bitte die in folgenden Merkblättern festgehaltenen allgemeinverbindlichen Regelungen:

Merkblatt Urlaubpdf, 165 kb (von HanFRIED)

Merkblatt Arbeitsunfähigkeitpdf, 474 kb (von HanFRIED)

Bei Anschaffungen für den Dienstgebrauch gibt es eine Reihe von Regeln zu beachten:

• Die Beschaffung von Gegenständen über 1000,00 Euro, Büromöbeln und Schreibtischmaterial wird grundsätzlich über das Sekretariat vollzogen.
  
  
• Bei der Beschaffung von Gegenständen und Dienstleistungen, die nicht zu den oben genannten Kategorien gehören, muss beachtet werden, dass im Falle eines Kaufes auf Rechnung die Lieferadresse und die Rechnungsadresse voneinander getrennt werden müssen. Die Lieferadresse entspricht in der Regel der Dienstadresse der Person, die den Kauf getätigt hat. Die Rechnungsadresse sieht folgendermaßen aus:
  
  Friedrich-Schiller-Universität Jena
  Dezernat Finanzen und Beschaffung
  Az.: X048510
  Leutragraben 1
  07743 Jena
  
  Die Zahl nach dem „X“ in der dritten Zeile muss durch die jeweilige Kostenstellennummer ersetzt werden, die dem Lehrstuhlbereich bzw. Arbeitsbereich der Person, die den Kauf getätigt hat, entspricht.
• Rechnungen, die nicht in Papierform, sondern über E-Mail verschickt werden, müssen von den Internetversandhäusern bzw. AuftragnehmerInnen direkt an diese E-Mail-Adresse geschickt werden: rechnungseingang@uni-jena.de. Als Rechnungsadresse muss dann im Briefkopf der PDF-Rechnung die oben genannte Anschrift stehen, mit der jeweiligen (angepassten) Kostenstellennummer.
• Bei einem Kauf gegen Bargeld oder mit Kreditkarte sind für das Verfahren der Auslagenerstattung diese Vorschriften zu beachten: [Merkblatt]pdf, 203 kb
• Handelt es sich bei Auftragnehmenden einer Dienstleistung um Einzelpersonen, so ist in den meisten Fällen noch vor der Leistungserbringung ein Werkvertrag zu erstellen.
• Wie im "Merkblatt" (s.o.) erwähnt, werden Auslagen für Webshop-Einkäufe über Amazon oder über ähnliche Internetversandhäuser (z.B. ebay) nicht erstattet.

Allgemeine Hinweise 
Die Philosophische Fakultät verfügt über ein Sachmittelbudget für Gastvorträge. Sie stellt diese Sachmittel den Instituten bzw. Lehrstühlen auf Antrag zur Verfügung, um Vorträge externer ReferentInnen zu finanzieren. Die Mittel werden für Vortragsreihen und Einzelvorträge gleichermaßen zur Verfügung gestellt. Die Anträge auf Finanzierung von Vortragsreihen sind zu Stichtagen einzureichen: Sommersemester 1. April, Wintersemester 1. Oktober. Die Anträge auf Finanzierung von Einzelvorträgen können laufend eingereicht werden. Die Bewilligung erfolgt in Reihenfolge des Antragseingangs und nach Maßgabe der verfügbaren Mittel.

Antrag auf Mittelzuweisung
Die Antragstellung erfolgt mit Anschreiben der lehrstuhlinhabenden Person, die die Vortragsreihe bzw. den Einzelvortrag organisiert, über die Institutsdirektion an das Dekanat. Die Bewilligung erfolgt per E-Mail-Nachricht an die antragsstellende Person. Die Sachmittel werden durch Ansatzkorrektur zugunsten der angegebenen Kostenstelle zur Verfügung gestellt.
Es ist zu beachten, dass der Fakultätsrat der Philosophischen Fakultät im Sommersemester 2016 beschlossen hat, dass Honorare für Gastvorträge aus Sachmitteln des Instituts beziehungsweise des Lehrstuhls zu tragen sind, das/der als Veranstalter auftritt. Derartige – vergütete – Gastvorträge sind mindestens vier Wochen vor dem Vortragstermin im Sekretariat anzukündigen, damit ein Honorarvertrag erstellt werden kann.

Abrechnung der bei Gastvorträgen entstandenen Kosten
Die Abrechnung erfolgt durch das Sekretariat.

Erste Informationen zu Dienstreisen - Beantragung, Regelungen, Abrechnung - finden Sie im Reisekostenhandbuch.pdf, 220 kb